就其布局和导航方面而言，Microsoft Access具有其他Microsoft Office产品的外观和感觉，但MS Access是一个数据库，更具体地说是一个关系数据库。

• 在MS Access 2007之前，文件扩展名是*.mdb，但是在MS Access 2007中，扩展名已经更改为*.accdb扩展名。
• 早期版本的Access无法读取accdb扩展，但MS Access 2007及更高版本可以读取和更改早期版本的Access。
• Access桌面数据库(.accdb或.mdb)是一个功能完整的RDBMS。
• 它提供了管理大量数据所需的所有数据定义，数据处理和数据控制功能。
• 可将Access桌面数据库(.accdb或.mdb)用作单个工作站上的独立RDBMS，也可以使用网络上的共享客户端/服务器模式。
• 桌面数据库也可以作为公司Intranet上的网页上显示的数据的数据源。
• 当使用Access桌面数据库构建应用程序时，Access它就是RDBMS。

数据定义

下面让我们现在了解什么是数据定义 -

• 在文档或电子表格中，通常可以完全自由地定义文档内容或电子表格中的每个单元格。
• 在文档中，可以包含文本，表格，图表或使用多种字体显示的多列数据。
• 在电子表格中，可以在顶部有文本数据来定义打印或显示的列标题，根据行的功能，在同一列中可能有不同的数字格式。
• RDBMS允许定义数据类型以及数据如何存储。
• 通常也可以使用RDBMS定义的规则来确保数据的完整性。
• 例如，验证规则可以确保用户不会意外地将字母字符存储在应包含数字的字段中。

数据操作

在RDBMS中使用数据与在文字处理或电子表格程序中使用数据非常不同。

• 在文字处理文档中，可以包含表格数据，并对文档中的数据执行一组有限的功能。
• 还可以在原始文档中搜索文本字符串，并使用ActiveX控件包含来自其他应用程序的表格，图表或图片。
• 在电子表格中，一些单元格包含确定所需结果的函数，而在其他单元格中，则输入提供函数源信息的数据。

RDBMS提供了多种处理数据的方法。 例如，

• 可以搜索单个表格以获取信息，也可以请求跨多个相关表格进行复杂的搜索。
• 可以使用单个命令更新单个字段或多个记录。
• 可以编写使用RDBMS命令的程序来获取要显示的数据，并允许用户更新数据。

Access使用强大的SQL数据库语言来处理表中的数据。 使用SQL，可以定义解决特定问题所需的一组信息，包括来自许多表的数据。

数据控制

电子表格和文字处理文档对于解决单用户问题非常有用，但是当多个人需要共享数据时，难以使用这些文档。

• 当需要与他人分享您的信息时，RDBMS提供了灵活性，允许多个用户读取或更新数据。
• 旨在允许数据共享的RDBMS还提供了确保没有多人可以同时更改相同数据的功能。
• 系统还允许对变更进行分组(也称为事务处理)，以便在数据中显示所有更改或不显示更改。
• 可能还想要确保在输入完所有订单之前，其他人不可以查看订单的任何部分。
• 由于您可以与其他用户共享您的Access数据，因此您可能需要对各种用户允许查看或更新的内容设置一些限制。